供应商联络函

供应商联络函是由采购组织发送给供应商的一份正式信件，旨在：
建立或加强业务关系
获取有关供应商产品或服务的信息
邀请供应商参与采购流程
协商合同条款
处理与供应商相关的问题
内容和结构
供应商联系函通常包括以下信息：
致函日期：信件发出的日期
收件人姓名和地址：供应商的姓名和地址
主题行：简要说明信函的目的
致辞：以供应商的姓名或合适的礼貌用语开头
正文段落：解释信函的目的，例如请求报价、信息查询或合作意向
附件：如果需要，可以包括相关文件，例如询价书或合同草案
结尾段落：礼貌地结束信函，并注明后续步骤或请求供应商的答复
签名：采购组织授权代表的签名
姓名和头衔：签名人姓名和头衔
用途
供应商联络函用于多种目的，包括：
采购商品或服务：通过发送询价书邀请供应商提交报价
建立战略合作伙伴关系：与潜在供应商联系以探索合作机会
征求供应商反馈：获取有关现有产品或服务性能的反馈意见
解决供应商问题：解决与合同执行、付款或其他事项相关的任何问题
通知供应商变更：传达有关采购流程、规格或其他事项的变更
最佳实践
为了有效地使用供应商联络函，请遵循以下最佳实践：
使用专业和礼貌的语言
清楚简洁地说明信函的目的
提供明确的指示和时间表
包括所有相关信息和文件
及时回复供应商的查询
建立并维护良好的供应商关系